Årsmøtet og Hovedstyret

< Tilbake

Årsmøtet

Idrettslagets øverste organ er årsmøtet som holdes hvert år innen utgangen av mars måned.
Årsmøtet innkalles av hovedstyret med minst en måneds varsel, direkte til medlemmene og/eller ved kunngjøring i pressen, eventuelt på idrettslagets internettside.

Forslag som skal behandles på årsmøtet må være sendt til hovedstyret senest 2 uker før årsmøtet. Fullstendig sakliste og andre nødvendige saksdokumenter med forslag må være tilgjengelig for medlemmene senest en uke før årsmøtet.

Alle idrettslagets medlemmer har adgang til årsmøtet. Årsmøtet kan invitere andre personer og/eller media til å være tilstede, eventuelt vedta at årsmøtet kun er åpent for medlemmer. Lovlig innkalt årsmøte er vedtaksført dersom det møter et antall medlemmer som minst tilsvarer antallet styremedlemmer. Dersom årsmøtet ikke er vedtaksført kan det innkalles til årsmøte på nytt uten krav om minimumsdeltakelse.

På årsmøtet kan ikke behandles forslag om lovendring som ikke er oppført på utsendt/kunngjort sakliste. Andre saker kan behandles når 2/3 av de stemmeberettigede på årsmøtet vedtar det, ved godkjenning av saklisten.

Hovedstyret

Hovedstyret skal holde en samlet oversikt over klubbens økonomi og fordele klubbens inntekter etter godkjent budsjett.
Hver idrettsgruppe skal selv følge opp gruppens budsjett og regnskap. Hovedstyret skal likevel veilede, følge med, og om nødvendig ta grep om de ulike idrettsgruppenes økonomi dersom det er behov for det.

På grunn av at klubben har en årsomsetning på mer enn Kr. 5 mill. har klubben en statsautorisert revisor.
Klubben skal ha en egen kontrollkomité bestående av 2 medlemmer og 2 varamedlemmer, og en valgkomite bestående av minst 3 medlemmer hvorav minst en skal være et avtroppende eller tidligere hovedstyremedlem.

Hovedstyret skal planlegge og ivareta klubbens totale drift. Hovedstyret skal følge opp klubbens verdidokument og vedtak fattet av årsmøte eller andre overordnede idrettsmyndigheter. Styret skal sikre at daglig leder og alle gruppene følger dette. Hovedstyret skal også være koordinerende organ mellom de ulike idrettsgruppene.

Funksjon og sammensetting

Hovedstyrets sammensetning er styreleder, nestleder, ett styremedlem fra hver idrettsgruppe med mer enn 20% av medlemsmassen, ett styremedlem som skal representere alle de andre idrettsgruppene (De med mindre enn 20% av medlemsmassen) og tre andre styremedlemmer. Det skal i tillegg være to varamedlemmer.

Hovedstyret skal

  • Planlegge og ivareta lagets totale drift, herunder mål- og strategiarbeid, budsjett og regnskap samt oppgaver beskrevet i §1 NIFs lover, lovnorm for idrettslag. Hovedstyret har ansvar for at det finnes retningslinjer for aktiviteten i klubben
  • Iverksette bestemmelser og vedtak fattet av årsmøte eller andre overordnede
    idrettsmyndigheter
  • Være foresatt for daglig leder. Gjennom daglig leder stå for lagets daglige ledelse, og representere laget utad
  • Disponere lagets inntekter (tilskudd, kontingent o.a.) og fordele disse etter plan og godkjent budsjett
  • Oppnevne komiteer og utvalg etter behov, og utarbeide instruks for disse.

Det er viktig at alle tillitsvalgte har klart definerte oppgaver og ansvarsområder. Det anbefales at
hovedstyret og eventuelle idrettsgrupper/utvalg diskuterer arbeidsfordelingen slik at medlemmenes
spesielle kompetanse og/eller interesser utnyttes på en best mulig måte.

Styreleder
  • er klubbens frontperson og ansikt utad, og klubbens representant i møter og forhandlinger
  • koordinerer hovedstyrets og klubbens totale aktivitet i tett samarbeid med daglig leder
  • lager møteplan i samsvar med hovedstyret.
  • innkaller til hovedstyremøter og Årmøte, forbereder saker og leder møtene
  • anviser rekvisisjoner/attesterer sammen med daglig leder og gruppeledere
  • er foresatt for daglig leder
Nestleder
  • fungere som styreleder under dennes fravær, og bør derfor være valgt med henblikk på at han/hun kan rykke opp som styreleder på et senere tidspunkt.
  • bistår styreleder og danner et lederteam med denne
  • føre referat fra styremøter og medlemsmøter
  • økonomioppfølging
  • er ansvarlig for klubbens beredskapsplan
  • anviser innkjøp/utbetalinger sammen med styreleder og/eller daglig leder i tilfeller hvor innkjøp/utbetaling ikke tilhører en av gruppene.
Styremedlemmer
  • møter på hovedstyrets møter
  • tildeles konkrete oppgaver i henhold til hovedstyrets vedta
  • kan være valgt til spesielle oppgaver, som f.eks dugnadsansvarlig,
    arrangementsansvarlig, økonomiansvarlig etc.
Generelt
  • Det er viktig med en god arbeidsfordeling for å ivareta drift og utvikling. Tenk også hele tiden på om organisering av klubben er optimal. Spesielt er det viktig at hovedstyrets arbeid og prioriteringer ifm utvikling er godt forankret og at det er god kontakt med daglig leder og gruppestyrene. Alt må baseres på at medlemmene blir godt ivaretatt.
  • Flertallet i klubbens styre skal ha NIF`s Leder 1 kurs eller tilsvarende hos ett av særforbundene.
  • Valgkomiteen har en viktig rolle for å sikre god drift av klubben gjennom å finne personer med riktig kompetanse til styrene. Ikke minst motivere til å ta ansvar
Revisor
  • Revisor skal vurdere om årsregnskapet er utarbeidet og fastsatt i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser, og om klubben har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser.
  • Hvordan revisjonen utføres finnes i NIFs lov kapittel 4 eller på
    http://www.lovdata.no/nif/hiff-20071128-0002.html#map004