IT systemer

Informasjonen på denne siden er først og fremst ment for våre styre- og gruppemedlemmer. Mange av lenkene krever brukernavn/passord som er forbeholdt klubbens styremedlemmer.

Sotra Sportsklubb sine IT systemer er for det meste Sky-baserte programvarer som ikke trenger lokal installasjon.

Økonomi- og lønnssystem krever lokal installasjon av programvaren og en VPN installasjon for datatrafikken.
Tilgang; Administrasjonen, styreleder og gruppenes økonomiansvarlige.

Programvare for dokumenthåndtering, medlemssystem, prosjekt og oppgavestyring, nettsider, kasse-/billettsystem og nyhetsbrev er sky-basert og krever dermed kun en pc, nettbrett eller mobil med internett.

Lokalinstallert programvare (VPN)

Klubbens økonomi- og lønnsystem krever lokal installasjon av programvaren på brukerens PC. I tillegg kreves en VPN oppkobling mot databaseserver som driftes av DataSvar på Hønefoss.
En VPN oppkobling er i utgangspunktet kun en vanlig internettlinje, men den er kryptert for å gi en sikker dataflyt mellom databasen og programvaren.

Systemene som krever lokal installasjon på PC med VPN oppkobling er;

• Zirius Regnskap og økonomi
• Zirius Lønn

Sky-basert programvare

Alle de sky-baserte systemene som benyttes kan i stor grad brukes på alle plattformer og enheter som f.eks. PC, nettbrett eller mobiltelefon.

SuperOffice er ett salgs- og dokumentstyringssystem som bl.a. ivaretar klubbens dokumentlagring som er knyttet mot samarbeidspartnere. I systemet er alt av kontaktinformasjon, kommunikasjon og oppfølging lagret på en enkel og oversiktlig måte.
Systemet benyttes også som support-system for messene som Sotra SK arrangerer.

TEAMS er et sentralt verktøy som samler flere programmer/apper og funksjoner for styrearbeid, oppslag, kartotek (Sharepoint) og oppgaveoppfølging.

WorldPress – Våre nettsider – som har 3 hovedfunksjoner; Presentasjon av klubben og våre tilbud, Samle all klubbrelatert informasjon for våre medlemmer, og Nyheter om og for klubben.

RUBIC samler alle funksjoner for medlemsregister, kontingenter, medlemskommunikasjon og en rekke funksjoner til hjelp i treninger, kamper og cuper.

LAGET MITT (Rubic) er trener- og medlemsAppèn vår som samler all kommunikasjon mellom klubb/trener og utøvere. I appen kan også kontingenter betales, påmelding til arrangementer, oversikt over treninger m.m.

MEDLEMSNYTT er en skybasert kommunikasjonsløsning som benyttes til Trenernytt og Medlemsnytt.

PLANDISC er årshjulet for hele klubben og alle enhetene. Her vises oversikt over alle klubbens viktigste hendelser, oppgaver og arrangementer.

STRATSYS MEETING er integrert med Teams og sørger for god oversikt over alle møter – med enkel tilgang til Agenda og møtereferater.

RUBIC

Klubbens medlemssystem er nettbasert, og inneholder mange funksjoner;

Rubic Medlem

• Medlemsregister
• Idrett-, lag- og grupperegister
• Idrettsregistreringen med integrasjon til NIF og «Min Idrett»
• Påmelding til idretter, aktiviteter og arrangementer
• Banekalendere
• Dugnadsfordeling og booking
• SMS og Mail korrespondanse til medlemmer, lag og grupper.

Rubic Laget mitt

• Oversikt over alle treninger
• Betalingsløsning for kontingent, aktiviteter, reiser m.m.
• Kommunikasjonsløsning for medlemmer og trenere (erstatter Spond)
• Tildelte dugnader og mulighet for selv å velge dugnadsoppgaver

Alle våre trenere får tilgang til å redigere i sitt lag/gruppe, og kan både melde inn nye medlemmer og melde ut de som slutter.

TEAMS

Sotra Sportsklubb bruker Teams som aktiv kommunikasjonskanal for administrasjonen, Hovedstyret og alle idrettsgruppene.

Styreleder, nestleder og ledere for idrettsgruppene har rollebaserte mailadresser med sotrask.no domenet. Dette gjør at disse er definert som «MEDLEM» i Teams og dermed mulighet for bl.a. å benytte Teams som møtefasilitator.

Øvrige styre- og gruppemedlemmer blir invitert inn til Teams via egne mailadresser og opprettes dermed som «GJEST».

I Sotra Sportsklubb sin Teams-organisasjon har Gjeste-brukere samme rettigheter som Medlem, men mangler tilgang til kalender og app for møtereferater.
I praksis betyr ikke dette noe. Gjestebrukere kan delta i alle inviterte møter og vil også ha tilgang til app for møtereferater direkte fra lenkene i kanalen «Styremøter».

SHAREPOINT (i TEAMS)

SharePoint er integrert i Teams under fanen «Filer». I teamet som heter Sotra Sportsklubb finner du mappen «Klubbdokumenter» – klubbens dokumentsenter. I denne mappen er alle dokumenter som er relevant for løubbdriften samlet.

STRATSYS MEETINGS

Meetings benyttes av Hovedstyret og idrettsgruppene til;

• Møteagenda
• Møtereferat
• Oppfølging av tildelte oppgaver
• Oppslag for alle vedtak

Programmet kan åpnes i Teams av brukere som er definert som Medlem. Av alle andre kan programmet åpnes i nettleser; https://app.meetings.stratsys.com/meetings

Gjestebrukere i Teams er definert som Deltaker i Meetings. Dvs at du som deltaker kan åpne alle møteagenda og møtereferater og du får oversikt over alle oppgaver som du er tildelt.

Alle møtereferenter får egen opplæring i systemet – som for øvrig er svært enkelt å bruke, men hvor det er viktig å følge lik struktur for at oversikten skal bli så god som mulig.

PLANDISC

PlanDisc er et elektronisk Årshjul.

Hovedstyret og alle idrettsgruppene er pliktig til å ha et oppdatert årshjul iht. Kvalitetsklubb.

Hovedstyret og idrettsgruppene har hver sine årshjul, men som er samlet i samme oversiktsvindu slik at det er enkelt å få full oversikt over hele klubbens årlige oppgaveliste.

Hver idrettsgruppe skal ha en egen ansvarlig for Årshjulet. Den ansvarlige får nødvendig opplæring, og skal gjennom året sørge for at alle oppgaver er beskrevet i årshjulkalenderen, og hvor oppgaver som skal gjentas årlig blir opprettet når årets oppgave er fullført.

iZettle kasse- og billettsystem

Til alle våre arrangementer som trenger mobile kasse- og billettløsninger så benytter vi iZettle. Unntaket er våre A-lag kamper herre som har forhåndssalg av billetter og derfor benytter TicketCo.

Alle våre idretter har egne iZettle løsninger med nettbrett og kortterminal. Klubben har i tillegg 2 kasser til utlån når idrettene trenger flere betalingspunkter under et arrangement.