Økonomistyring

Økonomiske prosesser i klubben

Hovedstyret er klubbens øverste økonomiske myndighet mellom årsmøtene og skal forestå nødvendig kontroll av klubbens totale økonomi i henhold til idrettens til enhver tid gjeldende instrukser og bestemmelser.

Budsjetter

I forkant av hvert regnskapsår setter hovedstyret og gruppestyrene opp budsjetter for kommende år som beskriver de inntekter og utgifter som forventes for kommende år. Budsjettene skal godkjennes av hovedstyret og fremlegges for endelig vedtak på klubbens årsmøte.

Et budsjett er et forsøk på å beskrive en fremtidig økonomisk situasjon og skal være et økonomisk styringsverktøy for styret og administrasjonens arbeid mellom årsmøtene. Målet er å ha et tilnærmet ”nullresultat” ved årets slutt.

Se  – regnskap- og budsjettrutiner

Løpende Økonomistyring

Skjer det endringer i klubbens inntekter og utgifter i forhold til det som er budsjettert, er det spesielt viktig at man i tilfeller med reduserte inntekter ikke forbruker mer enn de inntekter man har til disposisjon.
Basert på de vedtatte budsjettene skal hovedstyret, sammen med daglig leder og gruppestyrene, gjennomføre inntektsgivende aktiviteter, foreta betaling av løpende utgifter, foreta betaling av vedtatte og gjennomførte investeringer, samt betale andre utgifter knyttet til klubbens sportslige aktiviteter.  

Gruppestyrene har ansvar for at gruppens budsjetter følges gjennom året. Gruppene / den som gruppen utroper som økonomiansvarlig har ansvar for å attestere og kontrollere alle kostnadsbillag fortløpende.
I denne kontrollen skal det også sjekkes at foreslått kostnadskonto er riktig. Dersom denne er feil og/eller det skal påføres et prosjektnummer el.l. gjøres dette med å benytte kommentarfeltet.
Regnskapsfører vil så endre/legge til ved endelig bokføring.

Gruppene eller gruppens økonomiansvarlige oppfordres til å kontrollere egne regnskap for hver måned.

 

Fullmakter

Prokura innehas av styreleder og daglig leder hver for seg. Ingen andre enn disse to kan forplikte klubben økonomisk.
Alle saker av økonomisk betydning og binding skal avklares/godkjennes i hovedstyret og vedtas der. Styreformann og daglig leder kan i spesielle situasjoner godkjenne hastesaker.
Dette betyr at idrettsstyrene ikke kan gjennomføre økonomisk bindende tiltak utover fullmaktsmatrisen uten at disse er godkjent i hovedstyret.

MVA

Sotra SK er MVA pliktig. Dette betyr bl.a. at idrettslaget fakturerer alle sine sponsorer med tillegg av merverdiavgift. Med en slik plikt kommer også muligheten for å trekke fra merverdiavgift på en god del av de fakturaene som kommer til klubben.

Følgende områder gir klubben fradrag for MVA og tilsvarende MVA plikt på omsetning;

– Kiosk/Kafe
– Arrangement
– klubbutikk

For resterende omsetning søker klubben hvert år om MVA refusjon i henhold til refusjonsordning for idrettslag.

 

 

Regnskaps- og budsjetteringsprinsipper i Sotra SK

Sotra Sportsklubb har en inntekts- og kostnadsmodell hvor alle felleskostnader føres mot Hovedstyret (f.eks. administrasjonskostnader).

Inntektene fordeles derfor etter samme prinsipp hvor en andel av fellesinntektene går til Hovedstyret og Anlegg for dekning av klubbens felleskostnader.

Denne fordelingsmetoden gjør at avdelingenes samlede kostnader utelukkende er knyttet direkte til idrettsaktiviteten. Avdelingene får ingen kostnader med administrasjon, kontorkostnader, anleggskostnader m.m. , noe som er verdt å merke seg når avdelingenes kostnader sammenlignes med andre klubber.

Attestering og godkjenning

Alle refusjonsbilag skal være signert av den som skal motta pengene + nærmeste leder. Dersom refusjonsbeløpet er over kr. 10.000,- skal også daglig leder eller styrets leder signere.

Alle typer faktura skal attesteres via økonomisystemets attesteringsfunksjon bortsett fra faktura som er i henhold til forhåndsgodkjent innkjøp/rekvisisjon.
Faktura som er under kr. 1.500,- og som er i henhold til budsjett signeres av den som er gitt fullmakt i gruppen/avdelingen eller daglig leder.
Alle faktura over kr. 1.500,- skal sendes til signering av;

1. Den som har gjort innkjøpet eller den som er gitt fullmakt i gruppen/avdelingen
2. Daglig leder eller styreleder

Fordeling av offentlige midler, Bingo o.l.

Alle offentlige midler fordeles etter en fordelingsnøkkel som baseres på følgende prinsipper;

• LAM midler fordeles på idrettene etter en fordelingsnøkkel basert på medlemstall
• MVA refusjon, Bingoinntekter og Grasrotandelen fordeles først med en andel til Hovedstyret og Anlegg (ca. 50% – basert på vedtatte kostnader i avdelingene), og resten fordeles til idrettene basert på medlemstall.
  
  

Sponsormidler og arrangementsinntekter

Sponsor- og arrangementsinntekter fordeles først med en andel til Hovedstyret og Anlegg (ca. 50% – basert på vedtatte kostnader i avdelingene), og resten fordeles til idrettene basert på medlemstall.

 

Periodisering i budsjett

Hver enkelt avdeling har ansvar for å periodisere budsjettets inntekter og kostnader så godt som det lar seg gjøre ved start av året.
Alle budsjettposter skal så langt det lar seg gjøre gjenspeile hvilke måned inntekt eller kostnad er forventet, noe som danner grunnlag for regnskapsrapporteringen gjennom året.

Om det gjennom året viser seg at enkeltposter er feilperiodisert så skal dette endres på i budsjettet så snart som mulig.

Periodisering/avsetning i regnskapet

Alle vesentlige/store inntekter skal periodiseres i regnskapet. I praksis vil dette si at kontingentene fordeles på de kommende månedene (6 måneder av gangen), men offentlige inntekter som først kommer om høsten må beregnes og periodiseres forskuddsvis basert på antatt beløp.

Vesentlige/store kostnader som er ment å dekke mer enn èn periode/måned skal fordeles i den perioden kostnaden er ment å vare.
Dette gjelder også forventet skattekostnad.